ที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง ขอบเขตหน้าที่ ความสำคัญ และทำไมต้องมีนะ

ที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง  ขอบเขตหน้าที่ ความสำคัญ และทำไมต้องมีนะ

          ในงานก่อสร้าง มีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ได้แก่ เจ้าของโครงการ ผู้ออกแบบ ผู้ควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง ที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญา ผู้สำรวจปริมาณงาน (QS) ที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญพิเศษเฉพาะด้าน ผู้รับเหมา และผู้จำหน่ายสินค้า เป็นต้น ในวันนี้เราจะมาคุยกันในเรื่อง ขอบเขตหน้าที่การทำงานของที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง (PM/CM) กันครับ ซึ่งหากจะกล่าวถึงที่ปรึกษางานก่อสร้างก็จะรวมถึงผู้ออกแบบ ผู้ควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง ที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญา ผู้สำรวจปริมาณงาน (QS) ที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญพิเศษเฉพาะด้าน เป็นต้น แต่วันนี้เราจะมาคุยเรื่อง ขอบเขตหน้าที่ของที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง สำคัญอย่างไร และทำไมต้องมี
          ซึ่งตามที่เกริ่นข้างต้น จะเห็นว่าในงานก่อสร้างแต่ละฝ่ายต้องทำงานร่วมกัน และมีหน้าที่แตกต่างกันไป แต่มีความเป็นไปได้สูงว่าจะเกิดช่องว่าง หรือมีการเกี่ยงเรื่องความรับผิดชอบ ซึ่งอาจจะเกิดปัญหาแก่โครงการได้ ดังนั้น เจ้าของโครงการควรจ้างที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง PM/CM รวมถึงที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญา ที่มีความรู้ประสบการณ์ ผ่านงาน Mega Project ผ่านงานที่หลากหลาย มาช่วยวางแผน ให้คำแนะนำ Monitor ติดตามงาน และการควบคุมการปฎิบัติงานให้เป็นไปตามสัญญาข้อตกลง เพื่อให้เจ้าของโครงการมั่นใจว่างานก่อสร้างจะแล้วเสร็จเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการ ภายใต้งบประมาณ และเวลาที่กำหนด ซึ่งที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง (PM/CM) /ที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญา ที่ดีมีความรู้ความเชี่ยวชาญก็ควรจะให้คำแนะนำเจ้าเข้าโครงการล่วงหน้าในเชิงระวังป้องกันปัญหา มากกว่าที่จะมาคอยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว

          นอกจากที่กล่าวมาแล้ว บางครั้งการคาดหวังของเจ้าของโครงการอาจจะตั้งไว้สูงเกิน ผู้เขียนขอเรียนว่า ทางทีปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง PM/CM มิได้ลงมือทำอย่างผู้รับเหมา มิได้ทำการออกแบบอย่างผู้ออกแบบ มิได้เป็นผู้สำรวจปริมาณและราคาอย่าง QS แต่ที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง PM/CM และที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญาจะมาช่วยวางแผนให้คำแนะนำ Monitor ติดตามงาน และการควบคุมการปฎิบัติงานให้ราบรื่นเป็นไปตามสัญญาข้อตกลงรวมถึงวัตถุประสงค์ของโครงการได้อย่างดีตามที่กล่าวข้างต้นครับ ดังนั้น ขอบเขตงานที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง PM/CM ควรระบุให้ชัด มีข้อความชัดเจนหลีกเลี่ยงการตีความที่ไม่ตรงกัน

          ข้อขัดแย้งเรื่องขอบเขตงานดังกล่าวส่วนหนึ่งอาจเกิดจากการใช้ฟอร์มมาตรฐาน ซึ่งจะมีประโยชน์ในแง่ความสะดวกรวดเร็วและเป็นหมวดหมู่ แต่หากจะใช้ฟอร์มมาตรฐานก็มีความจำเป็นและระมัดระวังอย่างมากที่จะต้องทบทวนปรับแก้ให้เหมาะสมเป็นไปตามข้อตกลงและวัตถุประสงค์ของคู่สัญญา และระหว่างทำงานคู่สัญญาและผู้เกี่ยวข้องก็ควรทบทวนสัญญาข้อตกลงตลอดนะครับ

          และเพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนในขอบเขตหน้าที่การทำงานของที่ปรึกษางานก่อสร้าง และที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญา ผู้เขียนขออนุญาตแบ่งตามลำดับการทำงานก่อนหลังเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้นนะครับ

          1. ขั้นตอนก่อนงานก่อสร้าง Pre-Construction

          2. ขั้นตอนงานก่อสร้าง Construction และ

          3. ขั้นตอนหลังการก่อสร้าง Post-Construction

          ซึ่งจริงๆ แล้วอาจแบ่งเป็นปลีกย่อยได้มากกว่านี้ ครับ

          ทั้งนี้ แน่นอนว่า หากโครงการใดมีผู้ออกแบบ PM/CM ที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญาที่ดี ก็จะไม่มีปัญหาเรื่องขอบเขตงานโดยรวมของโครงการ ขอบเขตความรับผิดชอบระหว่างปาร์ตี้ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในงานก่อสร้าง ไม่ว่าจะเป็นระหว่างที่ปรึกษาด้วยกัน หรือเจ้าของโครงการกับผู้รับเหมา หรือเจ้าของโครงการกับที่ปรึกษา เป็นต้น เนื่องจากผู้ออกแบบจะออกแบบได้ครบถ้วน ส่วน PM/CM และที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญาที่ดีจะเข้ามาสอดส่องดูแลภาพรวมของโครงการ และจะคอยให้คำแนะนำเจ้าของโครงการในเชิงป้องกันล่วงหน้าตลอดเวลาเพื่อให้งานราบรื่น ส่วนการป้องกันปัญหาเรื่องขอบเขตหน้าที่ของงานแต่ละส่วนก็สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ โดยอาจทำเป็นตารางกำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนให้ชัดเจนว่าใคร ทำอะไร อย่างไร และเมื่อไร

           เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจน จะขอยกตัวอย่างเรื่องการจ่ายเงินค่าจ้างงานก่อสร้าง ผู้ดำเนินการหลักโดยทั่วไปมักจะเป็นผู้สำรวจปรีมาณงาน (QS) โดยเริ่มต้นจากผู้รับเหมาส่งรายละเอียดความก้าวหน้าของงานให้ QS พิจารณา จากนั้น QS จะทำการพิจารณา โดย PM/CM เป็นผู้ให้คำแนะนำเรื่องคุณภาพและการแล้วเสร็จของงานของงาน และสุดท้ายเจ้าของโครงการเป็นผู้อนุมัติ แต่ทั้งนี้ต้องทำภายใต้สัญญาข้อตกลงครับ การจ่ายเงินค่าก่อสร้างซึ่งโดยปกติจะถูกระบุใน TOR /Proposal และสัญญาข้อตกลง แต่เมื่อมีเอกสารที่เกี่ยวข้องหลายส่วนซึ่งอาจมีความขัดแย้งกันก็ควรระบุลำดับความสำคัญของเอกสารดังกล่าวด้วย

          ข้อกำหนดเรื่องการจ่ายงินถือว่ามีผลโดยตรงต่องานก่อสร้างของโครงการ  ไม่ว่าจะความก้าวหน้าของงานก่อสร้างที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมา การจ่ายเงินค่าที่ปรึกษาในส่วนอื่นๆ เช่น ผู้ออกแบบ และที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เป็นต้น หากกำหนดไว้ผิดพลาดโดยจ่ายเงินในขั้นตอนแรกๆ ไปมาก อย่างไม่เหมาะสมอาจมีผลทำให้ ผรม.ทิ้งงานได้ หรือทางที่ปรึกษาต่างๆ หากได้รับเงินค่าบริการที่ปรึกษาไปมากหรือครบถ้วนตั้งแต่แรกๆ ช่วงกลางงาน และท้ายงาน ที่ปรึกษาดังกล่าวจะไม่มีแรงจูงใจเนื่องจากได้รับเงินค่าบริการที่ปรึกษาไปมากเพียงพอแล้ว ซึ่งจุดนี้ทาง PM/CM และที่ปรึกษาด้านสัญญา จะให้คำแนะนำเจ้าของโครงการ เพื่อประโยชน์สูงสุดของโครงการและความเหมาะเป็นธรรมกับคู่สัญญาได้ครับ   

          ขอบเขตงานด้านการจัดทำ TOR ในทางปฎิบัติฝ่ายที่ดูแลเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างจะเป็นผู้ออก TOR โดย PM/CM จะดูในส่วนของขอบเขตงาน เทคนิควิธีการทำงาน แผนงานรวมถึง Milestone เงื่อนไขพิเศษ และที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญาจะดูเรื่องข้อตกลง เงื่อนไขทางด้าน Commercial เช่น การจ่ายเงิน การหักเงิน ความเสี่ยงต่างๆ เช่น หนังสือค้ำประกัน ประกันภัย การเรียกร้อง (Claim) การบอกเลิกสัญญา การระงับข้อพิพาท และค่าปรับ เป็นต้น

          ส่วนในช่วงงานก่อสร้าง หลังจากคู่สัญญาตกลงทำสัญญาจ้างก่อสร้างกันแล้ว ทาง PM/CM ก็จะจัดให้มีการประชุม Kick off Meeting เพื่อชี้แจง กฎ กติกา แนวทาง วิธีการทำงาน และสัญญาข้อตกลง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายจะปฎิบัติงานเป็นไปตามสัญญา และวัตถุประสงค์ของโครงการ

          ในช่วงเวลาก่อสร้างขอบเขตงานของที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง (PM/CM)  ก็จะยิ่งชัดเจนมากขึ้น ได้แก่

             o    การควบคุมบริหารงานก่อสร้างให้เป็นไปตามสัญญา
             o    การ Monitor แผนงาน  
             o    การทบทวนแบบและรายการประกอบแบบ
             o    การตรวจสอบแบบ รายการประกอบแบบ วัสดุ และวิธีการทำงาน
             o    การติดตามและรายงานประสิทธิภาพการทำงานของผู้รับเหมา
             o    การแก้ปัญหาอุปสรรคความขัดแย้งต่างๆ ของงานในโนโครงการล่วงหน้า เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่องไม่สะดุด
             o    การสั่งหยุดงานก่อสร้างเมื่อเห็นว่างานก่อสร้างมีความไม่แข็งแรงและไม่ปลอดภัย
             o    รวมถึงการตรวจสอบผลงานและการจ่ายเงินค่าจ้าง เป็นต้น ซึ่งในส่วนนี้หากผู้รับเหมาทำงานแล้วเสร็จถูกต้องตามแบบตามมาตรฐานและเป็นไปตามสัญญาก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นอาจเกิดจากงานไม่เป็นไปตามแบบตามมาตรฐานและเป็นไปตามสัญญา หรือหากแบบ เงื่อนไขข้อตกลงไม่ครบถ้วนตั้งแต่แรกในช่วงทำสัญญาก็อาจจะมีงานเพิ่มเกิดขึ้นในภายหลังได้ ซึ่งในส่วนนี้ทุกฝ่ายก็ควรจะต้องศึกษาทำความเข้าใจในสัญญาข้อตกลงให้ดี โดยก่อนจะมีการลงนามในสัญญาก็ควรจะ Review กลั่นกรอง ให้เกิดความชัดเจนถูกต้องเป็นไปตามข้อตกลงและวัตถุประสงค์ของสัญญาทุกประการ

          PM/CM ก็จะต้องทำงานร่วมกับทุกฝ่าย ได้แก่ ผู้ออกแบบ QS. ที่ปรึกษาด้านสัญญา ผู้รับเหมาและเจ้าของ เป็นต้น ดังนั้น เพื่อให้เกิดความชัดเจนและไม่ให้เกิดช่องว่างในการทำงาน หรือการทำงานซ้ำซ้อนกันจึงควรต้องมีตารางกำหนดขอบเขตงานอย่างน้อย 2 ตาราง คือ ตารางแรกเป็นตารางระหว่างที่ปรึกต่างๆ และเจ้าของ ตารางที่สองเป็นตารางขอบเขตหน้าที่การประสานงานระหว่างผู้รับจ้างด้วยกัน ซึ่งตารางนี้อาจจะมีการเชื่อมโยง PM/CM ที่ปรึกษาด้านสัญญา QS และเจ้าของด้วย

          ประเด็นปัญหาขอบเขตงานของ PM/CM ที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญาประการหนึ่ง คือ เจ้าของมักจะให้ที่ปรึกษาทำงานเกินกว่าขอบเขตงานในข้อเสนอ Proposal และสัญญาข้อตกลงนะครับ ดังนั้น เมื่อเกิดขอบเขตงานนอกเหนือสัญญาที่มีนัยที่ปรึกษาก็จะต้องแจ้งเจ้าของโครงการให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้เจ้าของโครงการอนุมัติเป็นงานเพิ่ม เพื่อให้ที่ปรึกษาได้จัดเตรียมจัดหาบุคลากร ให้เพียงพอต่อการควบคุมและบริหารงานก่อสร้างของโครงการ ซึ่งจะเห็นว่าอะไรที่ทางที่ปรึกษาแนะนำแก่เจ้าของโครงการได้ล่วงหน้ารวดเร็วในเชิงป้องกันมิให้เกิดปัญหา น่าจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด

          อีกประเด็นหนึ่ง คือ เรื่องการเข้าร่วมประชุม ซึ่งหากทาง PM/CM และที่ปรึกษาด้านสัญญาต้องเข้าร่วมประชุมในทุกประชุมคงไม่มีเวลาทำงานแน่ๆ ดังนั้น หากกำหนดให้ชัดเจนในเรื่อง ความถี่ความจำเป็นในการเข้าร่วมประชุมก็จะเป็นเป็นโยชน์แก่โครงการและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

          ขอบเขตงานของ PM/CM ในช่วงการส่งมอบงานและการรับประกันผลงาน ช่วงนี้ถือว่ามีความสำคัญ
ได้แก่

           •      ขั้นตอนการส่งมอบ/ตรวจรับงาน

           •      ขั้นตอนการ ทดสอบ จัดทำคู่มือ และฝึกอบรม

           •      ขั้นตอนการส่งมอบ As-Built Drawing

           •      รับประกันผลงานตามสัญญา

           •      ขั้นตอนการจัดทำ Final Account

           •      ขั้นตอนการขอเปิดใช้อาคาร

           •      ขั้นตอนการบำรุงรักษาอาคาร

          ซึ่ง PM/CM จะต้องทำงานร่วมกับทุกฝ่ายเพื่อบริหารจัดการงานให้ลุล่วง ไม่ว่าจะเป็นการเร่งรัดติดตามผู้รับเหมา ผู้จำหน่ายสินค้า ขอความร่วมมือประสานงานกับ QS ที่ปรึกษาด้านสัญญา ที่ปรึกษาด้านอื่นๆ ผู้ออกแบบและเจ้าของโครงการ รวมถึงในส่วนงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อตรวจติดตามให้งานเป็นไปตามสัญญาและวัตถุประสงค์ของโครงการ

บทสรุป

การมีที่ปรึกษาควบคุมและบริหารงานก่อสร้าง (PM/CM) รวมถึงที่ปรึกษาด้านการบริหารสัญญา ที่มีความรู้ความสามารถ มีประสบการณ์ และผ่านงาน Mega Project เข้ามาเป็นตัวแทนเจ้าของโครงการ จะช่วยให้งานก่อสร้างของโครงการกลมกล่อมราบรื่น โดยมาช่วยวางแผน ให้คำแนะนำ ป้องกันแก้ไขปัญหาอุปสรรคต่างๆ ในเชิงป้องกันล่วงหน้า Monitor ติดตามงาน และการควบคุมการปฎิบัติงานให้เป็นไปตามสัญญาข้อตกลง เพื่อให้เจ้าของโครงการมั่นใจได้ว่างานก่อสร้างจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการ และที่สำคัญไม่ว่าจะอยู่ฝ่ายใด เช่น ที่ปรึกษา ผู้ออกแบบ เจ้าของ แม้จะมีสัญญาข้อตกลงที่ลงนามแล้ว ก็อย่าทำงานเพลินจนลืมมาทบทวนสัญญาข้อตกลงกันนะครับ 

ติดตามข้อมูลได้ผ่าน Facebook page : TIPS Training หรือ เพจ Propertist และทาง Line Offical : @tipstraining

ผู้เขียน : สุทธิพงศ์ สุรทศ Contract Manager Propertist Co.,Ltd.