9 ข้อแนะนำแนวทางบริหารจัดการสัญญา ช่วงก่อนลงนาม-ลงนามในสัญญาก่อสร้าง

      ในธุรกิจงานก่อสร้างเชื่อว่าทุกท่านไม่ว่าจะเป็นเจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา และที่ปรึกษา เป้าหมายหลักในการทำโครงการก่อสร้าง  คือ การทำงานให้แล้วเสร็จตามแผนงาน ภายใต้งบประมาณ และคุณภาพงานเป็นไปตามที่กำหนดไว้ แต่จะมีวิธีการอย่างไรที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งในเบื้องต้นสัญญาข้อตกลงที่ ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นธรรม และเป็นไปตามความต้องการของเจ้าของคู่สัญญา จะเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้งานโครงการสำเร็จลุล่วงและราบรื่นเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของคู่สัญญา ปราศจากข้อขัดแย้ง ข้อพิพาท

     ดังนั้น เรามี 9 ข้อแนะนำง่ายๆ ในการที่จะช่วยให้การบริหารสัญญาข้อตกลง ตั้งแต่ก่อนลงนามไปถึงการลงนามในสัญญาก่อสร้างดังนี้

1.ควรเริ่มพิจารณาตั้งแต่วัตถุประสงค์ของโครงการ

      การบริหารสัญญาข้อตกลง หากเป็นไปได้ ควรเริ่มตั้งแต่เนิ่น ๆ เพราะหากไปเริ่มตอนทำสัญญาข้อมูลอาจจะไม่ครบถ้วนถูกต้อง และไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของคู่สัญญา โดยเริ่มตั้งแต่การกำหนดขอบเขตงานและความต้องการของเจ้าของ การเริ่มต้นที่ดีเปรียบเสมือนการติดกระดุมเม็ดแรกได้ถูกต้อง สิ่งที่ตามมาก็จะถูกต้อง ข้อตกลงที่นำมาระบุในสัญญาจะก็ถูกต้อง และมีความเข้าใจตรงกัน ดังนั้น ในส่วนนี้จึงต้องกำหนด ให้ครบถ้วน ชัดเจน และสื่อสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน เพื่อป้องกันมิให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา เช่น ปัญหาคุณภาพงาน การแก้ไขงาน งานล่าช้า มีงานเพิ่ม และปัญหาการควบคุมต้นทุนและงบประมาณการก่อสร้าง

 

2.ควรให้ความสำคัญกับการจัดซื้อจัดจ้าง

      กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างควรเริ่มจากการคัดเลือกผู้รับเหมาและผู้รับจ้างอื่นๆ เป็นการเบื้องต้น (Pre Qualification) เพื่อให้ทราบคุณสมบัติเบื้องต้นของผู้รับเหมา ว่าตรงตามและเหมาะสมตามข้อกำหนดและความต้องการของเจ้าของ จากนั้นก็จะเป็นการประกวดราคา โดยจะต้องให้เป็นไปตาม TOR ตามแบบ และตามข้อกำหนด

ในการต่อรองราคาครั้งสุดท้าย Final Negotiation ถือว่ามีความสำคัญมาก ที่เจ้าของจะนำมาพิจารณาคัดเลือกผู้รับเหมา Supplier และผู้รับจ้างอื่นๆ โดยจะต้องกำหนดราคา เงื่อนไขข้อตกลงหลักๆ และอ้างถึงเอกสารในการประกวดราคาให้ครบถ้วน โดยทำเป็นรายการเอกสารประกวดราคาทั้งหมด List of Tender Documents พร้อมระบุเวอร์ชั่นและวันที่ของเอกสาร

3.การคัดเลือกผู้รับเหมา Supplier และผู้รับจ้างอื่นๆ

      ในการคัดเลือกผู้ชนะการประกวดราคานอกจากพิจารณาเรื่องราคาแล้ว ความครบถ้วนถูกต้องตาม TOR ตามแบบและตามข้อกำหนดของเจ้าของก็มีความสำคัญมากเช่นกัน เพราะหากได้ผู้รับเหมา Supplier และผู้รับจ้างรายอื่นๆ ที่เสนอราคาถูกที่สุด แต่มีปัญหาขอบเขตงานไม่ครบถ้วน ไม่สามารถปฎิบัติได้ตามวัตถุประสงค์และความความต้องการของโครงการ ก็จะไม่เป็นผลดีเลย

      ในการคัดเลือกผู้รับเหมา Supplier และผู้รับจ้างรายอื่นๆ  ถือเป็นขั้นตอนสำคัญมากส่วนหนึ่ง เพราะหากได้ผู้รับเหมาที่มีคุณภาพมาตรฐาน ราคาที่เสนอครอบคลุมขอบเขตงานทั้งหมดตามวัตถุประสงค์และความความต้องการของโครงการ เจ้าของก็มั่นใจได้ว่าจะได้งานที่มีคุณภาพภายใต้งบประมาณที่กำหนด

4.การยืนยันการว่าจ้างและการแจ้งให้เข้าทำสัญญา

      ในงานก่อสร้างโดยเฉพาะโครงการขนาดใหญ่ มีรายละเอียดซับซ้อน การทำสัญญาที่สมบูรณ์ มีข้อตกลงเงื่อนไขรวมถึงเอกสารประกอบที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ย่อมใช้เวลาเตรียมและตรวจสอบนาน ดังนั้น คู่สัญญาจึงมักจะให้ผู้ว่าจ้างออกเป็นหนังสือยืนยันการว่าจ้างหรือหนังสือแสดงเจตนาว่าจ้างให้ผู้รับจ้างก่อน เพื่อเป็นหลักฐานการจ้างงานให้ผู้รับจ้างเกิดความมั่นใจ โดยระบุว่าคู่สัญญาจะต้องเริ่มงานตามที่ตกลงกันและเข้าทำสัญญากันโดยเร็ว

      ส่วนเนื้อหาในหนังสือยืนยันการว่าจ้างอาจทำเป็นสรุปเนิ้อหาที่สำคัญตามเอกสารต่อรองราคาครั้งสุดท้าย Final Negotiation โดยระบุถึงรายการเอกสารประกวดราคาทั้งหมด List of Tender Document ตามข้อ 2

 

5.ร่างสัญญาควรถูกระบุใน TOR ตั้งแต่แรก

      การทำสัญญาข้อตกลงที่ดี สัญญาและเงื่อนไขแห่งสัญญาควรถูกระบุตั้งแต่ในขอบเขตงานและความต้องการของเจ้าของ (TOR) แต่ในส่วนอัตราต่างๆ อาจต่อรองกันก่อนลงลงนามในสัญญาได้ แต่โดยหลักให้ยึดถือตามการต่อรองราคาครั้งสุดท้าย Final Negotiation และหนังสือยืนยันการว่าจ้าง ตามข้อ 2 และข้อ 4 อย่างไรก็ตามก็อยู่ที่คู่สัญญาจะตกลงกันนั่นแหละครับ

6.การประชุมเพื่อเริ่มงานก่อสร้าง (Kick off Meeting)

      การประชุม Kick off Meeting หากจะเปรียบเทียบให้เห็นภาพง่ายๆ คงจะเปรียบได้กับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือนักศึกษาใหม่ ซึ่งถือว่ามีความสำคัญมาก เนื่องจากเป็นการประชุมเพื่อชี้แจงตกลง กฎกติกาในการทำงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันภายหลังจากผ่านกระบวนการการตกลงว่าจ้างงานกันแล้ว ซึ่งทั่วๆ ไป คงหนีไม่พ้น เรื่องการแนะนำผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ สรุปสาระสัญญาข้อตกลงที่สำคัญ ขอบเขตงาน กฎ-กติการการทำงาน ความปลอดภัย การประสานงาน การสื่อสาร ขั้นตอนการอนุมัติต่างๆ และการจ่ายเงิน เป็นต้น

7.      การตรวจสอบก่อนลงนามในสัญญา

      ขั้นตอนการตรวจสอบก่อนลงนามในสัญญา ถือว่ามีความสำคัญมากที่สุดขั้นตอนหนึ่ง ซึ่งคู่สัญญาจะต้องมีการตรวจสอบให้ครบถ้วนถูกต้อง เป็นไปตาม TOR ตามแบบ และตามที่คู่สัญญาตกลงกัน โดยวิธีที่ง่ายที่สุดอาจจะยึดตาม Final Negotiation /List of Tender Documents/TOR ซึ่งอย่างไรก็ตามเนื่องจากในเอกสารประกวดราคามีจำนวนมากอาจขัดแย้งกันได้ จึงต้องมีการกำหนดเรื่อง กรณีเอกสารขัดแย้งกันจะให้ยึดตัวใด โดยปกติมักจะถูกกำหนดไว้ใน TOR อยู่แล้ว แต่คู่สัญญาก็อาจจะตกลงกันใหม่ได้  

8.การลงนามในสัญญา

      เมื่อคู่สัญญาตรวจสอบสัญญาเงื่อนไขแห่งสัญญา และเอกสารประกอบสัญญาครบถ้วนถูกต้องตรงกัน และเป็นที่ยอมรับของคู่สัญญาแล้วก็จะต้องเป็นขั้นตอนการลงนามในสัญญา เพื่อให้ผู้มีอำนาจลงนามมั่นใจว่าสัญญาและเอกสารประกอบสัญญาได้ผ่านการตรวจสอบกลั่นกรองจากผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็ควรจะทำเป็นใบตรวจสอบก่อนลงนามโดยผู้เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ประมาณราคา ฝ่ายกฎหมาย บัญชี ฝ่ายสัญญาและผู้ที่เกี่ยวข้อง ลงนามในใบตรวจสอบนั้นแล้วปะไว้หน้าสัญญาที่จะลงนาม เพื่อเป็นการตอกย้ำความมั่นใจแก่ผู้มีอำนาจลงนาม  
เพื่อให้การลงนามในสัญญาสมบูรณ์ผูกพันคู่สัญญา ผู้ลงนามในสัญญาจะต้องเป็นผู้มีอำนาจลงนาม หรือเป็นผู้รับมอบอำนาจอย่างถูกต้อง ซึ่งหากเป็นนิติบุคคลก็สามารถดูได้จากหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ การลงนามควรลงนามทุกหน้า มีพยานรู้เห็นของคู่สัญญาอย่างน้อย ฝ่ายละ 1 คน ควรทำเป็นต้นฉบับ/คู่ฉบับ มีข้อความถูกต้องตรงกัน และให้คู่สัญญาเก็บไว้ฝ่ายละฉบับ

9.การชำระอากรแสตมป์

      เมื่อคู่สัญญาลงนามเรียบร้อยแล้วให้นำสัญญาดังกล่าวไปชำระอากรแสตมป์ตามอัตราและระยะเวลาตามที่กฎหมายกำหนด คือ ภายใน 15 วัน นับจากวันที่ทำสัญญาจ้างทำของ (กรณีสัญญาซื้อ-ขาย ไม่ต้องชำระอากรแสตมป์) กรณีชำระล่าช้าอาจถูกปรับ 5 เท่า

      ปัญหาตามมาที่มักพบเห็นได้บ่อยๆ คือ ในโครงการขนาดใหญ่ที่มีเอกสารซับซ้อนเป็นจำนวนมาก การทำสัญญาอาจจะล่าช้า ตัวอย่าง เช่น เมื่อออกหนังสือยืนยันการจ้างงานและผู้รับจ้างได้เริ่มงานไปแล้วเป็นระยะหนึ่ง เวลาอาจนานมากกว่า 1-2 เดือน ก็ยังไม่ได้มีการลงนามในสัญญา แต่ตามกฎหมายแล้วเมื่อคู่สัญญาได้ตกลงว่าจ้างกันแม้ไม่ได้ลงนามในสัญญาก็ถือว่าสัญญาได้เกิดขึ้นแล้ว
ดังนั้น ทางแก้ปัญหาดังกล่าวอาจนำหนังสือยืนยันการว่าจ้างที่คู่สัญญาตกลงกันและคู่สัญญาได้ลงนามแล้วไปชำระอากรแสตมป์ก่อนได้ เพื่อป้องกันมิให้เกิดค่าปรับกรณีชำระอากรแสตมป์ล่าช้าครับ

 

สรุป

      ก่อนลงนามในสัญญาควรพิจารณาให้รอบคอบ ครบถ้วนทุกมุม และอย่าลืมคาดการณ์ประเมินผลที่จะเกิดขึ้นไว้ล่วงหน้า ซึ่งการที่จะคาดการล่วงหน้าได้จะต้องเกิดจากความรู้ประสบการณ์ที่ผ่านมา เพื่อให้ง่ายควรทำเป็น Checklists ในประเด็นต่างๆ ให้ครบถ้วน โดยเริ่มตั้งแต่วัตถุประสงค์ความต้องการของเจ้าของ ขอบเขตงาน กฎหมายที่เกี่ยวข้อง การประกวดราคา รวบรวมข้อมูลการต่อรองทั้งหมดให้ครบถ้วน และสุดท้ายต้องสื่อสารตรวจสอบว่าคู่สัญญามีความเข้าใจที่ตรงกัน เท่านี้ก็สบายใจได้การลงนามและงานของโครงการจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของคู่สัญญา

ติดตามข้อมูลได้ผ่าน Facebook page : TIPS Training หรือ เพจ Propertist และทาง Line Offical : @tipstraining

ผู้เขียน : สุทธิพงศ์ สุรทศ Contract Manager Propertist Co.,Ltd.